¿Cómo armar un evento de moda?

abril 20, 2016

Antes que nada voy a decirles que este post lo hago desde mi punto de vista, mi experiencia personal y de asistir a miles de eventos de moda y tecno. No soy organizadora de eventos, si quieren detalles más técnicos puedo recomendarles con quien contactarse, pero como detallista y observadora que soy voy a enumerar ciertos puntos que deberían tener en cuenta para organizar un evento y no morir en el intento. Por supuesto que a este post le faltarán algunos asuntos estratégicos, como el estilo de invitación que se enviará, el público al cuál está enfocado, el servicio de catering, y otros puntos importantes.

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Para empezar, se debe decidir si el evento será con una presentación, si será sólo la exposición de los productos o si incluirá un desfile. También hay eventos participativos que dejaré para más adelante.


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Evento con presentación:

La presentación debe enfocarse en los puntos más destacados del producto, hacer que participen los asistentes y no extenderse demasiado. Hay que considerar que las personas que vinieron a nuestro evento están dedicando su tiempo a nuestro producto y no podemos perder la oportunidad de que se vayan felices de haber asistido. Recuerda que para los detalles más técnicos y toda la explicación existe la gacetilla de prensa o mail con todos los detalles.

Es recomendable realizar este tipo de evento en hoteles, salones o en un ambiente íntimo para no tener interrupciones o ruidos molestos del entorno. Debemos mantener a nuestros espectadores lo más concentrados posible. ¡No olvidemos que la mayoría de los convocados son comunicadores de moda y tienen un móvil en sus manos a toda hora!

Aconsejo que haya un equipo de sonido con micrófono para que todos los asistentes puedan escuchar bien la presentación.

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Tips: Mientras se está presentando el producto, podrían haber muestras entre el público para que puedan palpar y ver en primera persona el ítem del que están hablando. ¡Dará muy buenos resultados!

Evento con productos exhibidos

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Si este es el evento elegido, hay que pensar bien el lugar donde se realizará. No queremos que parezca un museo donde los asistentes pasan a ver las reliquias y en menos de 10 minutos se retiraron del lugar.

Lo más recomendable es realizar el evento en una linda cafetería, donde cada asistente pueda tomar su café y degustar algunas delicias de la casa mientras pone atención en tus productos, los prueba, les toma fotos y comenta con otras periodistas acerca de esa experiencia. Además es una buena ocasión para que se reúnan colegas y pasen un buen rato olvidando mirar su reloj a cada rato.

Tips: Tener bien en cuenta la capacidad del lugar, la convocatoria y cómo estarán exhibidos los productos.

Evento con desfile

Si no se trata específicamente de un gran desfile con pasarela, djs y cientos de invitados, hay que planificar bien cómo será el mismo y el camino por donde pasaran las modelos. Pensemos que no sólo los invitados serán los que ven este desfile, si no que las fotos o videos que ellos tomen serán otra vidriera para los que no asistieron. Si las imágenes sacadas son malas, no sirven de nada que hayan miles en la web. Ten en cuenta ese detalle, ya que estarás invitando periodistas y comunicadores de moda para que difundan el evento.

Tips: Una vez finalizado el mini desfile, considera exhibir un perchero con las prendas para que las puedan ver más de cerca.

Horarios:

Si vas a realizar un evento por la mañana, el mejor horario es a partir de las 10…10.30 am. El invitado ya dispuso en su agenda que tiene este compromiso contigo por la mañana y un brunch a esa hora no se le niega a nadie. ¿Más temprano? Es muy complicado el horario pico en Buenos Aires y no deseamos invitados con el ceño fruncido después de viajar algo apretados en el transporte público para asistir a nuestro evento.

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Si va a ser por la tarde, un buen horario es después de las 18.30 hs. Así podrán asistir invitados que trabajan hasta las 17 o incluso las 18 hs. Buena Música, un cocktail y algunos saladitos acompañan muy bien a este tipo de evento.

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¿Dónde? Lugares vs ubicación.

Muy importante para saber si la convocatoria será buena. Existen lugares hermosos y modernos en Buenos Aires, pero no todos serán propicios para nuestro evento. Debemos tener en cuenta el fácil acceso de nuestros invitados. No todos poseen automóvil o pueden pagar un taxi y si no hay transporte público podría ser un impedimento más para que lleguen a nuestro evento.

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¿Obsequio, si o no..?

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Por más frívolo que suene, muchos invitados sólo irán a tu evento esperando un buen obsequio de la marca, pero aquí es donde debes poner atención para no cometer el error que muchos hacen. Si está dentro del presupuesto pensado para el evento, te recomiendo que elijas productos de tu empresa para el obsequio de prensa o como estilan muchas marcas nuevas un voucher de regalo. Si el evento fue pensado para comunicadores de moda y periodistas, ten por sentado que se irán más felices de la presentación y es muy probable que muestren ese producto en más de una ocasión, ya sea puesto o en algún uso cotidiano.

Si el obsequio no entra en el presupuesto no te preocupes, no hace falta regalar souvenirs que no tienen nada que ver con lo que has presentado. No creo que quieras que asocien a tu marca de zapatos con un aromatizador de autos. Nada tiene que ver y tus invitadas lo saben.

Si aún así quieres que se lleven de alguna manera el agradecimiento de haber venido, puedes optar por mesas dulces llenas de golosinas para que cada invitado se arme una bolsita.

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Internet

Esto es casi como saber que tendrás luz en el lugar. El servicio de wifi debe estar al alcance de nuestros invitados, no podemos pretender que haya difusión si el lugar no posee internet y/o la señal de los celulares no es excelente.

Palabras Claves, hashtags

En la invitación debes incluir las redes sociales de tu marca y los hashtags a utilizar durante todo el evento. No utilices más de 2 para no marear a los asistentes y asegurarte de que los recuerden durante la cita.

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Foto y Video

Por más pequeño que sea el evento, te recomiendo que haya un equipo capturando todo este gran esfuerzo que realizas. Pídele al fotógrafo que tome todas las fotos posibles y trate de capturar a todos los invitados. Si sólo se fotografía a los actores y famosos no podrías saber si te estás olvidando de un importante editor, y no creo que los fotógrafos sepan de qué trabaja cada invitado que llevaste a tu evento. Uno después termina viendo a los mismos famosos, en los mismos eventos y parece que no ha ido nadie más que ellos, cuando en realidad estuvo lleno de gente.

Cuidado con caer en lo cliché o lo que está de moda:

Suele suceder que se ponga de moda alguna idea en particular y se terminen haciendo en todos los eventos que vayan tus invitados. Recuerda que son los mismos periodistas o comunicadores que están constantemente yendo de una cita a otra, siempre trata de innovar y dejar de lado las cosas que ya están “quemadas”

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Ideas Originales:

Piensa siempre en sorprender a tus invitados, puede ser con juegos, actividades que los haga participar o alguna presentación que los deje hablando varias horas luego de retirarse de tu evento.

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Espero que les guste esta nota, si tienen alguna pregunta no duden en escribirme. Puedo pasarles info de organizadores de eventos para que los ayude a planificar el suyo. Estos tips que les dejé son desde el punto de vista del invitado y puede resultarles útil a la hora de armar su próximo encuentro.

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2 Comments

  • Reply Sol abril 20, 2016 at 7:22 pm

    Me gusto mucho el post!! hay muchos tips que sirven no solo para un evento de moda, si no para cualquier tipo de evento!
    Un beso!

  • Reply Helene abril 26, 2017 at 10:11 am

    Great intihgs! That’s the answer we’ve been looking for.

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